רבות מדברים על השקעה במחשוב ואוטומציה והאם הפתרונות אכן מביאים להתייעלות ולהחזר סביר על ההשקעה. הפתרון של קליטה אוטומטית של חשבוניות ספקים הוא לחלוטין אחד כזה. נראה כאן בקצרה את התועלות של הפתרון וננסה לכמת אותם ולהבין מה יהיה ההחזר על ההשקעה ביישום הפתרון.
נתחיל במספר נקודות שמהוות חסכון ישיר ומאוד קל לכמת/לחשב אותן ולהבין את החסכון הצפוי לארגון.
בדיקה והקלדה של נתוני החשבונית
זה למעשה החסכון המיידי והברור. ברוב הארגונים, עם הגעת החשבונית בודקים אם היא תקינה. הבדיקה כוללת זיהוי של הספק, ההזמנה, סכומים, מטבע ובדיקות רבות נוספות. לאחר מכן מקלידים את החשבונית אל מערכת הכספים. פעולות אלו גוזלות מספר דקות לכל חשבונית. עכשיו דיימנו מצב בו לפחות 50% מעבודה זו מבוצעת בצורה אוטומטית! פשוט הכפילו את מספר החשבוניות במספר הדקות לפעולה על חשבונית ותגלו כמה משמעותי החסכון. זכרו החסכון הוא לא חד פעמי. זה קורה כל חודש! חשוב להבין כי גם בעבור חשבונית שלא נקלטה בצורה אוטומטית מלאה אנו משיגים התייעלות כי המערכת תתריע במדויק איזה מהבדיקות לא עברה בהצלחה.
פניות של ספקים ואיתור החשבונית
בגלל תהליך ארוך יחסית של טיפול בחשבוניות, ספקים רבים מתקשרים על מנת לברר היכן נמצאת החשבונית שלהם בתהליך. מעבר לפניות הרבות, איתור של חשבונית בתהליך הוא לפעמים ארוך ומייגע. במקרים רבים החשבונית נמצאת על שולחן של מישהו לאישור ללא כל אפשרות לאיתור או מעקב. הכנסת מערכת לקליטת חשבוניות עושה מהפכה אמיתית. קודם כל, טיפול בקליטת חשבונית מתקצר בצורה משמעותית. אחוז ניכר מהחשבוניות נקלט כבר ביום הגעתן והשאר בתוך שעות או ימים בודדים. מעבר לכך, החשבונית זמינה לאיתור בצורה פשוטה ומהירה דרך המערכת מיום הגעתה. לפיכך, הכנסת המערכת מקטינה בצורה משמעותית את פניות הספקים וגם פניות שמגיעות נענות בצורה מיידית. זהו חסכון מיידי וישיר בעבודתם של אלו שמטפלים בפניות אלו.
עלויות תיוק ואחסון
לאחר הקלדה של חשבונית למערכת הספים מתייקים את החשבונית לקלסר ספק/ים - בד"כ קלסר נפרד לכל שנה. קלסרים אלו חייבים להיות קרוב לאנשי הכספים למקרה שיצטרכו אותם ותופסים שטח משרדים יקר. במסגרת הפתרון, סורקים את החשבוניות, שמים אותן בארגז וכאשר הוא מתמלא שולחים אותו לאחסון במקום מרוחק וזול בצורה משמעותית. העותק הסרוק של החשבונית הקיים במערכת נותן מענה לכל תהליך האישורים והתשלום לספק. במקרים ממש נדירים, אם יש צורך בחשבונית המקורית, ניתן להביא אותה ממקום אחסונה (יש תיעוד מדויק במערכת היכן היא מאוחסנת).
ניתן לשלב בפתרון גם חתימה דיגיטאלית על החשבוניות ואז ניתן לשמור את החשבוניות (גם אם זה במקום זול) רק עד הוצאת הדוח השנתי של השנה האחרונה. שילוב זה מאפשר לשמור חשבונית רק שנה בממוצע במקום שבע שנים הנדרשות היום.
שירות ותדמית
כן, יש גם נושאים שיותר קשים לכימות אבל חשובים לא פחות. מערכת לקליטת חשבונית משפרת מאוד את השירות שהארגון נותן לספקים של החברה בנקודה שמאוד חשובה להם - קבלת תשלום על שירות או סחורה שהם מוכרים לו. הארגון מרוויח תדמית של ארגון מודרני המתחשב ומעריך את הספקים שלו. בתמורה, מקבל הארגון ספקים מחוייבים לסחורה ושירות איכותיים המשפיעים בצורה ישירה על יכולתו של הארגון לתת שירות ומוצרים איכותיים ללקוחות שלו.